Étape 1. Prendre contact avec les Archives départementales du Pas-de-Calais
L'archiviste vous expliquera la démarche à suivre pour connaître les délais de conservation des documents, la procédure pour les verser ou les éliminer.
- Services du Conseil départemental et établissements publics associés
M. Guillaume MARTIS
03 21 21 61 98
martis.guillaume@pasdecalais.fr
- Services déconcentrés de l’État (hors Justice et Éducation nationale)
M. Ivan PACHEKA
03 21 21 61 94
pacheka.ivan@pasdecalais.fr
- Services de la Justice et de l’Éducation nationale, communes de moins de 2000 habitants
Mme Catherine JAKUBOWSKI
03 21 21 61 95
jakubowski.catherine@pasdecalais.fr
- Établissements hospitaliers, communes de plus de 2000 habitants et groupements de communes
Mme Pia RIGALDIES
03 21 21 61 92
pia.rigaldies@pasdecalais.fr
- Responsable de l'archivage électronique
Fanny DROLLET
03 21 21 61 99
drollet.fanny@pasdecalais.fr
Étape 2. Organiser les archives à verser
En suivant les recommandations ci-dessous, vos archives électroniques seront bien préparées pour être versées :
- Supprimer les doublons
- Regrouper les documents de façon logique et hiérarchisée, selon le plan de classement mis en place par votre service
- Nommer correctement les documents
- Vérifier les formats des documents
Étape 3. Rédiger les contrats de service et de versement
Avant d'effectuer le versement, un contrat de service et de versant doivent être créés entre le service versant et les Archives départementales. Ces dernières le rédigent en collaboration avec le service versant pour permettre une version finale sans erreur, ce qui évitera des allers-retours des documents inutiles.
Le contrat de service définit les rôles de chaque partie (service versant, Archives départementales, ...).
Le contrat de versement définit les différents paramètres du versement (nommage, plan de classement, format des documents, …).
Ils doivent être transmis par voie postale, aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux, portant chacun une signature manuscrite. Une fois signés par les Archives départementales, un exemplaire vous sera retourné.
Étape 4. Rédiger le bordereau de versement
Le bordereau de versement est une liste descriptive énumérant les documents à verser (nom du service versant, nombre de fichiers, format, nature des typologies versées, dates extrêmes, …).
Il tient lieu de procès verbal de prise en charge et d'outil de recherche.
- Renseigner précisément tous les champs
- Numéroter les documents (fichier/dossier) ou ensemble de documents pour pouvoir les identifier et les retrouver facilement ultérieurement
- Développer systématiquement les sigles lors du premier emploi (services, descriptions des documents)
Il doit être transmis par voie postale, aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux, portant chacun une signature manuscrite. S'il comporte plusieurs feuilles, ne pas les agrafer.
Étape 5. Transférer les documents
Une fois le bordereau de versement validé, les archives électroniques doivent être transférées de façon sécurisée aux Archives départementales. Le Conseil départemental du Pas-de-Calais met à disposition le logiciel sécurisé adapté.
L'archiviste versera, une fois récupérées, les archives électroniques dans le Système d'Archivage Électronique.