La notion d'archives privées recouvre un champ très large : il s'agit en effet, selon l'article L 211-5 du code du patrimoine, de tous les documents qui ne sont pas publics, sachant qu'archives publiques et privées peuvent être unies dans un même ensemble (c'est par exemple le cas pour les organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, ou pour les entreprises privées rachetées par des entreprises publiques).

Leurs origines peuvent être très diverses :

• des personnes (au titre de leur vie privée comme de leurs activités professionnelles et associatives) ou des familles;
• des associations, institutions religieuses, partis et mouvements politiques, syndicats;
• des entreprises, banques et commerces, etc.

La typologie des documents est elle aussi variée : ce sont les "souvenirs de famille", livres de raison, journaux intimes et correspondance, albums photographiques, etc. ; puis, les extraits d'actes d'état civil, titres de propriétés, pièces comptables, etc. ; et, naturellement, les dossiers relatifs aux fonctions professionnelles ou personnelles spécifiques (dossiers de chantiers des architectes, collections de négatifs et de tirages des photographes, recueils de notes, de brouillons et de mises au net des chercheurs, écrivains et hommes politiques, etc.).

L'intérêt historique de ces fonds est à présent pleinement reconnu par tous ; en témoignent les nombreuses opérations de sauvegarde ou de recensement, entreprises récemment au niveau national (archives du monde sportif, des mouvements étudiants, écrits du for privé, etc.).

Les archives départementales peuvent intervenir à la demande des propriétaires, ne serait-ce que pour quelques conseils sur les conditions de conservation, de classement, voire de numérisation de leurs archives.

Elles peuvent aussi se voir confier des fonds d'origine privée, qui seront ainsi classés, reconditionnés et pourront être consultés par les historiens. Diverses solutions sont envisageables, dont les plus fréquentes sont :

• le don : il doit simplement être accompagné d'une lettre du donateur, manifestant clairement sa volonté, et devient effectif après acceptation par le donataire (c'est-à-dire par le conseil général); le donateur peut imposer à cette occasion des conditions de communication et d'exploitation des documents;
• le legs : similaire au don, il figure dans un testament, et n'est effectif qu'après le décès du donateur;
• le dépôt : le déposant confie la conservation de son fonds aux archives départementales, mais en reste propriétaire; un contrat, acte sous seing privé conclu entre le déposant et le conseil général, prévoit les conditions de communication et d'exploitation des documents;
• l'achat : il permet un transfert complet de la propriété des documents, sous réserve naturellement du respect de la vie privée et de la propriété intellectuelle; il peut être fait appel à un expert pour la fixation du prix, en cas de lots importants;
• le prêt pour reproduction : le propriétaire d'un fonds le confie aux archives départementales le temps de sa reproduction, pour une communication sous cette forme aux chercheurs; un contrat sous seing privé en prévoit les conditions d'exploitation.

À l'instar des mesures existant pour le patrimoine monumental, certains documents ou fonds privés présentant pour des raisons historiques un intérêt public peuvent être classés comme archives historiques. Ce classement n'implique pas de transfert de propriété vers l'État.