Cadre réglementaire

La conservation des archives publiques est organisée dans l'intérêt public et répond à trois enjeux :

1. la gestion courante des services
2. la justification des droits et obligations (par le service ou l'usager)

Source : Code du patrimoine, art. L 211-2.

Les archives publiques sont en principe conservées dans les locaux des services ou de la collectivité : pour tout projet d'externalisation (du stockage ou du traitement), contactez les archives départementales par courriel ou par téléphone au 03 21 21 61 90.

Sources : Code général des collectivités territoriales, art. R 1421-4.Code du patrimoine, art.L 212-4, L 212-10, L 212-6 et L 212-6-1.

Le service ou la collectivité informe les archives départementales de tout projet d'aménagement ou réaménagement de locaux à usage d'archives.

Source : Code général des collectivités territoriales, R 1421-6.

Administrations compétentes sur le territoire du département

La conservation des archives intermédiaires (d'usage courant ou ponctuel), appelée aussi préarchivage, relève de la responsabilité du service (administration ou établissement public) ou de la collectivité (Conseil général).

La conservation des archives définitives (dénuées d'utilité administrative mais intéressant l'histoire) est confiée aux archives départementales.

Sources : Circulaire interministérielle du 2 novembre 2001. Code général des collectivités territoriales, art. R 1421-14.

Communes et intercommunalités

Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation. C'est une dépense obligatoire pour les communes et le maire est responsable au civil et au pénal des archives de sa commune.

Les archives des communes peuvent être conservées soit par la commune elle-même, soit par le groupement dont elles sont membres, soit encore, par convention, par la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer leurs archives définitives aux Archives départementales, sauf dérogation préfectorale.

Les communes de plus de 2 000 habitants conservent leurs archives définitives, sauf dépôt prescrit d'office par arrêté préfectoral, lorsque les conditions de conservation sont jugées insuffisantes. Elles peuvent aussi volontairement en confier la garde aux archives départementales, sur décision de l'assemblée délibérante.

Sources : Code général des collectivités territoriales, art. L 1421-3, L 1421-6, R 1421-9, L 2321-2, R 1421-11 à 13.Code du patrimoine, art. L 212-6 et L 212-6-1, L 212-10 à 14. Code pénal, art. 193 et 254.

Quelques conseils essentiels

1. ranger systématiquement les documents dans des boîtes adaptées (protection contre la lumière et la poussière et les manipulations intempestives)
2. choisir un local ventilé (pour évacuer l'humidité), sans éclairage naturel et équipé de rayonnages métalliques
3. ne pas mélanger les archives avec d'autres objets (fournitures, produits d'entretien)
4. effectuer un tri régulier dans les dossiers archivés (au moins une fois par an)
5. établir et mettre à jour une liste récapitulative des dossiers stockés dans le local archives

Cas particulier

Le récolement des archives communales ou intercommunales

A chaque changement de l'exécutif ou d'assemblée, doit être établi un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales ou communautaires, auquel est annexé un récolement sommaire (ou détaillé) desdites archives. Le tout est adressé en double exemplaire au préfet du département et au directeur des archives départementales.

Source : Arrêté interministériel du 31 décembre 1926 (art. 4).

Documents à télécharger

• Modèle de récolement (communes) (msword - 47,00 ko)
• Modèle de récolement (intercommunalité) (msword - 88,00 ko)