À chaque changement de l'exécutif ou d'assemblée, doit obligatoirement être établi un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales, auquel est annexé un récolement sommaire (ou détaillé) desdites archives.
Un récolement est un état sommaire ou détaillé de l'ensemble des archives conservées par la commune ou l'intercommunalité mentionnant l'intitulé des documents, leurs dates et leur métrage (métrage linéaire, nombre de boîtes ou de registres).
Il est dressé pour :
- formaliser le transfert de responsabilité des archives entre le maire ou le président sortant et le maire ou président entrant ;
- attester de la bonne gestion des archives communales ou intercommunales dans le cadre des responsabilités civiles et pénales ;
- établir un certificat contradictoire en cas de litige ou d'anomalies (dégradation, perte, vol, destruction).
Le tout est dressé en trois exemplaires, destinés respectivement au maire sortant, au maire entrant et au préfet du département. Cette formalité doit être effectuée y compris si le maire sortant est reconduit dans ses fonctions par le conseil municipal.
Référence réglementaire : Article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales.
Ces préconisations ont été étendues aux structures intercommunales, comme rappelé dans la circulaire DGPA/SIAF/2025/011 du 25 novembre 2025 : préconisations relatives au récolement des archives communales et intercommunales à effectuer suite aux élections municipales et communautaires des 15 et 22 mars 2026 du service interministériel des archives de France.
Le récolement post-électoral de 2026
Suite aux élections municipales et communautaires des 15 et 22 mars 2026, les communes et structures intercommunales sont tenues d’établir un procès-verbal de prise en charge des archives. Il doit être accompagné d’un récolement des documents. Un des trois exemplaires de ces documents doit être renvoyé dûment complété avant le 30 septembre 2026 à l'adresse de Monsieur le Préfet du Pas-de-Calais, archives départementales, rue Ferdinand Buisson 62020 ARRAS Cedex.
Courrier du préfet du Pas-de-Calais relatif au récolement des archives communales et intercommunales à effectuer suite aux élections municipales et communautaires de mars 2026
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Référence réglementaire : circulaire DGPA/SIAF/2025/011 du 25 novembre 2025 : préconisations relatives au récolement des archives communales et intercommunales à effectuer suite aux élections municipales et communautaires des 15 et 22 mars 2026 du service interministériel des archives de France.
Comment rédiger mon procès-verbal de récolement ?
Modèles de procès-verbal et annexe pour les communes :
Modèles de procès-verbal et annexe pour les structures intercommunales :
Quelles archives récoler ?
En priorité et de manière précise (nombre de registres, dates extrêmes) :
- les registres des délibérations et des arrêtés ;
- les registres paroissiaux et d'état civil ;
- les tables décennales ;
- les atlas et plans cadastraux ;
- les matrices cadastrales.
Sommairement pour les grands ensembles (archives physiques ET électroniques) : finances, urbanisme, marchés, permis de construire, etc.
Les autres fonds conservés dans la collectivité : associations, syndicats, fonds privés.
Vos interlocutrices
Communes de moins de 2 000 habitants : Catherine JAKUBOWSKI (03 21 21 61 95 ou jakubowski.catherine@pasdecalais.fr) ;
Communes de plus de 2000 habitants, structures intercommunales : Elyzabel LAKOMY (03 21 21 61 92 ou lakomy.isabelle@pasdecalais.fr)
