L'élimination régulière des archives qui peuvent l'être permet une meilleure gestion des documents produits ou reçus par la collectivité.
Un gain quantitatif :
- Libérer et éviter la saturation des espaces de stockage (papier et numérique), pour une optimisation des moyens disponibles et une réduction de l'impact environnemental ;
- Accéder à l’information utile plus efficacement, réduire le temps de recherche, pour plus d'efficience dans la réponse apportée aux demandes des services et du public.
Un gain qualitatif pour mieux connaître les fonds d'archives conservés et ne garder que :
- Les documents encore utiles pour l'activité du service producteur et l'usage pour lequel ils ont été créés initialement ;
- Les documents qui ont le plus d'intérêt pour la mémoire de la collectivité et la connaissance du patrimoine local.
Être en conformité avec la réglementation, en évitant de conserver des données qui ne devraient plus l’être. Notamment respecter le cadre de la réglementation générale sur la protection des données à caractère personnel.
Eliminer correctement permet de mieux assurer sa mission de service public et de mieux valoriser ses archives !
