Le déménagement des Archives départementales du Pas-de-Calais débute le 1er septembre 2025, pour une durée de plusieurs mois. À compter du 15 août, les salles de lecture seront fermées au public. Nous espérons pouvoir vous accueillir à nouveau dans la salle de lecture de notre nouveau bâtiment, au n° 5 rue du 19-mars-1962 à Dainville, au cours du premier trimestre 2026, sous réserve de l’avancement du transfert des collections.
Étape 1. Prendre contact avec les Archives départementales du Pas-de-Calais
L'archiviste vous expliquera la démarche à suivre pour connaître les délais de conservation des documents, la procédure pour les verser ou les éliminer.
Services du Conseil départemental et établissements publics associés
Étape 3. Rédiger les contrats de service et de versement
Avant d'effectuer le versement, un contrat de service et de versant doivent être créés entre le service versant et les Archives départementales. Ces dernières le rédigent en collaboration avec le service versant pour permettre une version finale sans erreur, ce qui évitera des allers-retours des documents inutiles.
Le contrat de service définit les rôles de chaque partie (service versant, Archives départementales, ...).
Ils doivent être transmis par voie postale, aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux, portant chacun une signature manuscrite. Une fois signés par les Archives départementales, un exemplaire vous sera retourné.
Étape 4. Rédiger le bordereau de versement
Le bordereau de versement est une liste descriptive énumérant les documents à verser (nom du service versant, nombre de fichiers, format, nature des typologies versées, dates extrêmes, …).
Il tient lieu de procès verbal de prise en charge et d'outil de recherche.
Renseigner précisément tous les champs
Numéroter les documents (fichier/dossier) ou ensemble de documents pour pouvoir les identifier et les retrouver facilement ultérieurement
Développer systématiquement les sigles lors du premier emploi (services, descriptions des documents)
Il doit être transmis par voie postale, aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux, portant chacun une signature manuscrite. S'il comporte plusieurs feuilles, ne pas les agrafer.
Étape 5. Transférer les documents
Une fois le bordereau de versement validé, les archives électroniques doivent être transférées de façon sécurisée aux Archives départementales. Le Conseil départemental du Pas-de-Calais met à disposition le logiciel sécurisé adapté.
Déclaration des pratiques d'archivage électronique
La déclaration des pratiques d’archivage (DPA) électronique décrit les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés dans la politique d'archivage électronique définie par les Archives départementales du Pas-de-Calais.
Elle décrit :
les choix de paramétrage du système d’archivage électronique (SAE) As@lae
les processus d’archivage en amont et au sein de l’outil, à savoir : la gestion des fichiers et des arborescences bureautiques, la préparation des versements, les modalités pratiques de transfert des archives et la communication des documents d’archives.
