Cadre réglementaire
Détail d'une carte de la frontière entre la Flandre et l'Artois de Saint-Omer à Cassel et d'Arques à Buysscheure. Archives départementales du Pas-de-Calais, CPL 1773.
Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation. C'est une dépense obligatoire pour les communes et intercommunalités ; le maire et le président sont responsables au civil et au pénal des archives de la commune et de l’intercommunalité.
Les archives des communes peuvent être conservées :
- par la commune elle-même,
- par le groupement dont elles sont membres,
- par convention, par la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.
Les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer leurs archives définitives aux Archives départementales, sauf déclaration auprès du préfet.
Les communes de plus de 2 000 habitants conservent leurs archives définitives, sauf dépôt prescrit d'office par arrêté préfectoral, lorsque les conditions de conservation sont jugées insuffisantes. Elles peuvent aussi volontairement en confier la garde aux archives départementales, sur décision de l'assemblée délibérante.
Sources : Code général des collectivités territoriales, art. L 1421-1, L 2321-2, D. 1421-1 à 2. Code du patrimoine, art. L. 212-6 à 14, R. 212-49 à 64. Code pénal, art. 432-15, 432-16 et 322-2.
Procédure
Toute commune désirant déposer ses archives doit contacter les archives départementales par courriel ou par téléphone au 03 21 71 10 90.
Pour les communes de moins de 2 000 habitants, le maire peut effectuer le dépôt directement ; pour celles de plus de 2 000 habitants, une convention doit être signée entre la commune et le conseil départemental.
Les archives ainsi déposées sont décrites et classées dans la série E-Dépôt. Un exemplaire de l’inventaire réalisé est adressé à la commune.
Pour aller plus loin, voir l'état des fonds des archives communales déposées.