Fermeture exceptionnelle de la salle du centre Georges Besnier (site d'Arras) jusqu'à nouvel ordre en raison d'une panne majeure du système de chau...
Pour toute recherche dans les fonds qui y sont conservés (archives contemporaines), la consultation aura lieu dans la salle de lecture du Centre Mahaut-d’Artois, à Dainville. Deux levées sont organisées par semaine :
Pour une consultation de vos documents à partir du lundi matin, la commande des cotes doit être passée au plus tard le jeudi précédent, à 12h ;
Pour une consultation à partir du mercredi matin, la commande des cotes doit être passée au plus tard le mardi précédent, à 12h.
Le nombre de commandes est limité à 10 par jour et par personne. Le système de navette nécessitant une organisation rigoureuse et de nombreuses manipulations, il est essentiel de venir consulter les documents commandés avant la fin de la semaine, après quoi ils seront rangés.
Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée et vous remercions par avance de votre compréhension.
Préparation matérielle des documents
Un déménagement de près de 40 kml d'archives implique de lourdes opérations de manutention, manipulations et changement d'environnement pour les archives à transporter dans leurs nouveaux locaux de conservation.
Les principaux risques encourus sont de perdre (erreurs d'identification, erreur d'adressage, etc.) ou de dégrader certaines des archives déménagées (conditionnements inexistants ou inadaptés, choc climatique activant des champignons ou moisissures présents dans les poussières, etc.).
Grâce au récolement, les documents à risque sont repérés et nous réalisons des actions préventives pour réduire le plus possible ces risques, faciliter les opérations de déménagement et de rangement, et assurer au mieux la bonne conservation à long terme des archives dont nous avons la responsabilité.
L'identification
Il est essentiel avant de déménager les documents que chaque unité matérielle soit clairement identifiée par l'inscription lisible de sa cote telle quelle est enregistrée au récolement informatique. Or avec le temps, cette identification a pu être perdue ou être difficilement lisible : étiquette décollée, encre effacée, signet perdu, document reclassé comportant encore les mentions d'anciennes cotations, documents reconditionnés, cote initiale divisée en plusieurs nouvelles références ou à l'inverse plusieurs cotes réunies sous une nouvelle référence unique, etc.
En préparation du déménagement, nous procédons donc au contrôle de l'identification de chaque référence et dès que c'est nécessaire à l'inscription ou la réinscription de la cote lisible, univoque et en cohérence avec le récolement informatique, et l'inventaire descriptif le cas échéant.
Le conditionnement
Certains documents doivent être reconditionnés avant d'être déplacés. En effet, il arrive fréquemment qu'ils soient restés dans leur "emballage" d'origine, parfois peu adapté à une conservation à long terme ou tout simplement abimé au fil du temps et des manipulations subies.
Ainsi, la priorité est de reconditionner correctement les liasses d'archives telles que les exemples ci-dessous.
Ces liasses sont donc tout d'abord débarrassées de tout objet entravant (lien) et métallique (épingle, trombone rouillé, etc.) qui cisaillent et déchirent les feuillets.
De plus, l'absence de conditionnement adapté a exposé pendant des décennies ces archives à la poussière. Pour limiter au maximum les risques potentiels d'infestation (champignons, moisissures), un dépoussiérage est effectué des documents reconditionnés.
Elles sont ensuite placées dans des chemises neutres et identifiées.
Reconditionnement des liasses
Image de gauche
Liasse 2 Z 94 dans son conditionnement d'origine.
Image de droite
Liasse 2 Z 94 dépoussiérée et reconditionnée pour en assurer une bonne conservation.
Enfin, ces dossiers sont rangés unitairement ou de manière groupée dans des boîtes neutres, adaptées aux dimensions des documents, de manière à optimiser les ressources de conditionnement et l'espace de stockage disponibles.
Reconditionnement_1
Dans le cadre de ce chantier particulier, le Pas-de-Calais s'est engagé pour deux ans avec le Coin familial, une association œuvrant notamment à la réinsertion dans l'emploi. Durant cette période, 16 personnes se familiariseront avec le monde du travail en ayant pour mission, aux côtés des agents des archives, le reconditionnement de 8 kilomètres linéaires d'archives aux conditionnements inexistants ou inadaptés.
