Archives - Pas-de-Calais le Département
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Récolement général des fonds et collections

Publié le 10 janvier 2020

Le 16 décembre 2019, le Conseil départemental du Pas-de-Calais a décidé la construction d’un nouveau bâtiment pour les archives départementales.

Pour préparer au mieux ce projet, les archives départementales ont lancé à partir du 22 janvier 2020 le récolement général décennal de leurs collections. Après une interruption de ce chantier en raison de la crise sanitaire, nous reprenons le récolement de nos fonds et collections à compter du 19 octobre 2020.

Le contexte : projet de construction d'un nouveau bâtiment

Le Conseil départemental attache en effet une grande importance à la conservation et à la valorisation de son patrimoine archivistique. En témoigne, entre autres, l’impulsion qu’il a voulu donner en matière de sauvegarde et de protection des fonds existants, de qualité de l’accueil et de l’offre aux divers publics (conception d’expositions fixes et itinérantes annuelles, création d’ateliers et de jeux de société pédagogiques), ou par l’usage des nouvelles technologies et la diffusion sur Internet, y compris grâce à une présence active sur les portails nationaux, comme www.francearchives.fr ou le Grand Mémorial.

Photographie couleur montrant des agents en train de récoler.

Permettre à chacun de connaître la diversité et la richesse historique du Pas-de-Calais, répondre à la demande sociale d’information (familiale aussi bien que citoyenne), partager enfin avec tous les publics les fonds d’archives dont il est le dépositaire, constituent ainsi pour le Département l’un des objectifs mis en œuvre par le biais de ses archives départementales. S’y ajoute une politique mémorielle volontariste, associant étroitement l’ensemble des territoires, menée depuis 2013 à l’occasion des commémorations du centenaire de la Première Guerre mondiale, puis aujourd’hui autour de la convention France-Pologne d’émigration et d’immigration du 3 septembre 1919.

Confronté à la saturation des deux centres actuellement en fonction, le Pas-de-Calais a ainsi souhaité s’engager dans la réalisation d’un nouveau bâtiment, lui permettant de regrouper sur un seul site l’ensemble des fonds et des activités des archives départementales, et d’en assurer l’accroissement et la modernisation pour une trentaine d’années. L’équipe lauréate devrait être désignée à la fin de cette année, pour un lancement des études en 2021 et un démarrage des travaux en 2022. L’ouverture du nouvel édifice, après déménagement des collections, pourrait en conséquence avoir lieu à la fin de 2024.

Dans cette perspective, plusieurs chantiers doivent être menés en amont, afin de faciliter et de préparer le futur transfert des fonds.

À quoi sert un récolement général ?

Le  récolement général de ces derniers en fait partie. Entrepris à partir du 22 janvier 2020, il s’appuie sur celui réalisé en 2006-2007, à l’occasion de la réinformatisation de la gestion du service ; il a pour objectif de :

  • vérifier la localisation des fonds et collections dans les magasins de conservation, afin de pouvoir les retrouver et les communiquer aisément ;
  • relever et corriger (réintégration de pièces mal rangées, etc.) les déficits éventuels afin de pouvoir entreprendre toutes démarches nécessaires à la réintégration des documents manquants ;
  • examiner l'état matériel des documents pour en envisager l’amélioration par des programmes de  restauration ou de numérisation ;
  • contrôler leur conditionnement, afin de définir un programme pluriannuel de reconditionnement des fonds dans la perspective du futur déménagement ;
  • actualiser l'état de classement intellectuel des fonds et collections, et prioriser ainsi les opérations de classement à prévoir pour les prochaines années ;
  • calculer et localiser précisément le métrage linéaire encore disponible, pour gérer les nouvelles entrées dans un contexte de saturation des espaces de conservation ;
  • connaître le métrage de chaque catégorie de documents, afin d'évaluer précisément le mobilier nécessaire dans le prochain bâtiment (profondeurs des rayonnages, fixes/mobiles, meubles à plans, à microformes, etc.).

Pourquoi fermer partiellement la salle de lecture ?

Pour limiter la gêne de nos usagers, a été retenue la solution d'une fermeture partielle, même si nos équipes récoleront tous les jours. La salle du centre Mahaut-d’Artois sera ainsi fermée les vendredis, jusqu'à achèvement des opérations.

Photographie couleur montrant des agents en train de récoler.

Les ensembles en cours de récolement ne pourront être communiqués simultanément au public, pour éviter les erreurs. Des indisponibilités ponctuelles seront à prévoir sur les ensembles récolés pendant les jours d'ouvertures des salles de lecture. Chaque vendredi, les salles de lecture étant fermées, cela nous permettra :

  • de récoler en priorité les ensembles les plus fréquemment consultés pendant cette journée ;
  • de mettre à jour les informations de récolement dans notre base de données. Le logiciel permettant de gérer les communications en salle de lecture étant indisponible pendant cette opération de mise à jour des informations.

Nous remercions vivement chacun d'entre vous de votre compréhension.

Combien de temps cela va-t-il durer ?

Au regard des quantités de documents conservées, il sera nécessaire de mobiliser l’ensemble des équipes des archives départementales sur une longue période pour mener à bien ce nouveau récolement général. Réparties sur deux dépôts, totalisant près de 37 kml, ce sont en effet 716 902 références qui devront être contrôlées et récolées. Nous espérons terminer ce chantier sur nos deux sites d'ici l'automne 2021.